Błędy w Excelu są bardziej prawdopodobne niż sobie myślisz

Według firmy F1F9 około 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera istotne błędy, a w dużych firmach 50% tych arkuszy dodatkowo zawiera niepoprawne dane. Problem się podwaja kiedy z powodu współzależności arkuszy drobne błędy mogą łatwo doprowadzić do katastroficznych decyzji, np. takich do których doszło w JP Morgan, gdzie jeden błąd w excelu spowodował łączne straty o wartości 6 miliardów dolarów.

90% CEO doświadcza podobne 13 problemów używając Excel

Za ostatnie dwa lata, przeprowadzając projekty analityczne w dziesiątkach firm, wykryliśmy że aż 90% CEO zawsze doświadcza podobne 13 problemów używając Excela. Według wiodącego technologicznego portalu CIO, przy pomocy narzędzi Business Intelligence firma Toyota wyeliminowała problemy Excela i dwukrotnie zmniejszyła koszty spedycyjne, co skutkowało oszczędnościom aż w 820 000 dolarów.

Zapoznajmy się z tymi problemami.

1. Brak jasnej wiedzy na temat kondycji organizacji

Każda osoba zarządzająca chce w parę minut dowiedzieć się na temat kondycji swojej organizacji. Do tego właśnie służą KPI — Key Performance Indicators. Z tego powodu że Excel nie jest przeznaczony do przechowywania danych historycznych — nie da się w nim wyliczyć głównych KPI, na przykład porównanie sprzedaży rok do roku, miesiąc do miesiąca, tempo wzrostu w podziale na produkty itd.

2. Informacje są prezentowane w nieczytelny sposób

Często CEO lub CFO powinien prezentować wyniki firmy dla akcjonariuszy lub członków zarządu. Wszystkie liczby nie da się w czytelny sposób przerzucić z Excela na prezentację, dlatego zazwyczaj wyniki są prezentowane bezpośrednio w Excelu, który nie jest najlepszym do tego narzędziem. Raporty często wyglądają nieuporządkowanie a duża ilość informacji powoduje że są one zupełnie nieczytelne.

3. Dane nie są odpowiednio zabezpieczone

Excel zabezpiecza arkusze hasłem dostępu dlatego ludzie mogą albo zobaczyć cały dokument albo jest on dla nich całkowicie zablokowany. Nie jest to dobrym rozwiązaniem w sytuacjach, w których użytkownicy wymagają różnych stopni dostępu, na przykład uprawnień do odczytu albo możliwość edycji. Ponadto, ponieważ program Excel nie ma możliwości sprawdzenia, kto uzyskuje dostęp do arkusza kalkulacyjnego, wystarczy, że hasło trafi w niepowołane ręce, a dane zostaną zhakowane lub skradzione.

4. Zbyt dużo czasu zajmuje szukanie ważnych informacji

Ponieważ widzisz wszystkie dane naraz, trudno jest zrozumieć, co jest ważne, a co nie. Można wykorzystać wizualizacje do podkreślenia najważniejszych wyników, ale w arkuszach kalkulacyjnych nie wyglądają one najlepiej i każdy wykres odnosi się tylko do konkretnego wycinku danych. Z tego powodu twojemu zespołowi jest bardzo trudno zidentyfikować, jak te dane odnoszą się do ich codziennej pracy.

Zobacz jak inne firmy rozwiązały problemy 1–4 za pomocą Business Intelligence

klikając w poniższy dashboard analizy sprzedaży.

5. Wyciągnięte wnioski mogą być niepoprawne

Znowu, Excele mogą być trudne do analizy. Co gorzej, duża ilość prezentowanych danych może prowadzić do błędnej interpretacji, a Twój zespół może dokonywać złych wyborów lub podejmować niewłaściwe działania w oparciu o tą błędną interpretację. Ponadto osoby znające się tylko na excelu zwykle sporządzają wykresy, które często zniekształcają dane, w tym wykresy kołowe i 3D.

6. Brak możliwości analizy danych historycznych

Arkusze kalkulacyjne nie są przeznaczone do przechowywania danych historycznych, zazwyczaj są one tylko aktualizowane i dlatego firmy tracą dane historyczne. To sprawia, że trudno jest dostrzec trendy w czasie, porównać dane w dłuższych horyzontach czasowych, i zaprognozować co się wydarzy w przyszłości.

7. Dane w Excelu mogą zawierać błędy

Analitycy w firmie dużo czasu tracą na to, żeby przygotować w excelu raport dla zarządu. Przygotowanie głównie wygląda tak, że za każdym razem analityk powinien ręcznie dokonać zmian, bo raporty w excelu nie są całkowicie zautomatyzowane — co może spowodować że niektóre wyniki zostaną błędnie obliczone a to z kolei naraża osobę zarządzającą na podejmowanie błędnych decyzji w oparciu o błędne dane.

8. Prognozy sprzedaży nie są precyzyjne

Aby móc lepiej zaplanować budżet, wydatki i koszty powinieneś bardzo precyzyjnie prognozować przyszłość. W obecnych czasach najlepszą skutecznością prognozowania cieszą się modele uczenia maszynowego, które na podstawie historii i wielu innych czynników generują wysokojakościowe prognozy. Excel nie jest najlepszym narzędziem służącym do tego typu prognoz z tego powodu że nie jest dla tego wyspecjalizowany jak na przykład języki programowania R, i Python.

Zobacz jak inne firmy rozwiązały problemy 5–8 za pomocą Business Intelligence

klikając w poniższy dashboard prognozowania sprzedaży.

9. Trudno kontrolować wydatki

Wydatki nie zawsze są gromadzone wewnątrz firmy. Spora część może lokować się w innych systemach, na przykład: Google analytics, CRM, systemach klasy TPS (ang. Transaction Processing Systems) i inne. Excel nie jest zintegrowany z nimi, co powoduje że ktoś powinien ręcznie przeklejać nowo pobrane dane do już wystandaryzowanych arkuszy kalkulacyjnych. Jeżeli jest potrzeba śledzenia wydatków z dnia na dzień, to wymaga to codziennego pobierania i przeklejania tych danych, co nie jest racjonalnym wykorzystaniem czasu pracowników oraz zwiększa ryzyko zaistnienia błędów w danych.

10. Trudno dzielić się informacją

Trudno jest udostępnić wielu członkom zespołu arkusz kalkulacyjny. Ponadto ze względu na możliwość przypadkowego usunięcia danych lub ich zmiany, udostępniany arkusz kalkulacyjny rzadko zawiera dane aktualizowane w czasie rzeczywistym. W najlepszym przypadku może on być wysyłany pocztą e-mail raz w tygodniu — co tworzy problem z zagubieniem informacji historycznej w skrzynkach pocztowych.

11. Brak jasnej wiedzy na temat opinii klientów

Media społecznościowe całkowicie zmieniły sposób, w jaki komunikują się konsumenci. Excel nie pozwala na pobranie i wizualizacje danych z portali społecznościowych w których są zawarte komentarze i opinie na temat twoich produktów lub usług. Nie analizując tych danych nie jesteś w stanie zadbać o wizerunek marki, utrzymać obecnych klientów i dopasować produkty do ich potrzeb.

Zobacz jak inne firmy rozwiązały problemy 9–11 za pomocą Business Intelligence

klikając w poniższy dashboard analizy wydatków marketingowych.

12. Nie wiesz dokładnie, które produkty lub usługi sprzedają się najlepiej razem

Nie znając koszyków klientów nie jesteś w stanie dopasować swoją ofertę i w wyniku zwiększyć sprzedaż. Do tego typu analiz wykorzystuje się zaawansowana analityka która nie jest korową funkcjonalnością excela, w szczególności jeżeli chce się w szybki i łatwy sposób analizować te wyniki. Z tego powodu nie jesteś w stanie przeanalizować wszystkie możliwe strategie sprzedaży produktów i precyzyjnie dopasować swoją ofertę.

13. Wiele osób nie analizuje wysłanego Excela

Excel ma złą reputację, szczególnie wśród pracowników, którzy nie używają go często. Dlatego dzieląc się ważną informacją od samego początku eliminujesz dużą część swoich odbiorców. Część osób nawet nie otworzy załącznika Excel-owego w wiadomości e-mail, nie mówiąc już o analizie w celu wyciągnięcia wniosków.

Planning AI or BI project? Get an Estimate

Get a quick estimate of your AI or BI project within 1 business day. Delivered straight to your inbox.